Dobry Hotel, Gdańsk
Trzy kroki do idealnej konferencji

Trzy kroki do idealnej konferencji

Wybierz termin
09 kwi 2020
10 kwi 2020
03 marca 2020

W poprzednich artykułach pokazaliśmy, jak wiele elementów składa się na powodzenie konferencji. Niezależnie od tego czy planujesz kilkuosobowe spotkanie biznesowe czy dużą, kilkudniową konferencję, każde z tych wydarzeń wymaga wielu staranie przemyślanych działań, które realizowane krok po kroku pozwolą odnieść oczekiwany sukces. Ilość wyzwań, które na Ciebie czekają przy organizacji idealnej konferencji może przyprawić o ból głowy nawet najbardziej doświadczonych organizatorów. Dzisiaj przedstawiamy trzy punkty, dzięki którym Twoje wydarzenie na długo zostanie w pamięci wszystkich zaproszonych uczestników. Zapamiętaj je, wdróż w życie i ciesz się sukcesem Twojej konferencji.

1. PLAN

Dobry plan to podstawa wszystkich działań. Przemyśl dokładnie koncepcję swojego wydarzenia, określ jego główny cel oraz tematykę spotkania, ustal listę tematów i zagadnień, które koniecznie chcesz poruszyć na konferencji i już na tym etapie pomyśl, w jaki sposób możesz zaskoczyć swoich gości. Stwórz profil uczestnika i przemyśl, co może go zainteresować i jak sprawić, by zapamiętał na długo organizowane przez Ciebie wydarzenie.

Dobrze przemyślany plan, dokładnie sprecyzowane cele i jasno określona tematyka konferencji to już połowa sukcesu. Poświęć na ten etap najwięcej czasu, by mieć pewność, że nie umknęły Ci najistotniejsze kwestie.

Na tym etapie niezwykle istotna jest również kwestia związana z budżetem, który chcesz przeznaczyć na organizację wydarzenia. Zbierz niezbędne informacje o kosztach stałych, zmiennych, ustal czas i formy płatności, przygotuj kosztorys i ustal budżet awaryjny.

2. PRZYGOTOWANIA

Po dokładnie określonej koncepcji wydarzenia, wyznaczeniu celów i tematu konferencji oraz stworzeniu profili uczestników, czas rozpocząć intensywne działania! Od czego zacząć? Określ dokładny czas i miejsce swojego wydarzenia, a następnie upewnij się, że zaproponowany przez Ciebie termin oraz lokalizacja będą pozytywnie przyjęte przez Twoich gości. Dokładnie sprawdź, czy miejsce, które wybrałeś jest dobrze skomunikowane, dojazd nie będzie stanowił problemu dla Twoich gości i jest w pobliżu innych atrakcji, które zapewnią dodatkową rozrywkę w czasie wolnym. Pamiętaj, że lokalizacja to nie wszystko! Sprawdź dokładnie salę, w której ma odbyć się Twoja konferencja, stan techniczny dostępnych w niej sprzętów oraz upewnij się, że wybrana przez Ciebie przestrzeń będzie wystarczająca na ilość przewidzianych uczestników. Nie zapomnij również o najważniejszym punkcie konferencji, bez której żadne wydarzenie nie ma prawa się odbyć – o Twoich gościach.

Zadbaj o nich już od samego początku: zaproszenia na wydarzenie, stały kontakt z uczestnikami, wcześniejsze zapoznanie z agendą spotkania oraz drobne upominki. Pokaż, że to oni są najważniejsi.

3. PODSUMOWANIE

Po wydarzeniu warto zasięgnąć opinii wśród gości oraz zrobić swoisty rachunek sumienia z całości przeprowadzonych działań. Czy wszystko przebiegło po Twojej myśli? Jak Twoi goście oceniają organizację oraz przebieg całego wydarzenia? Czy wystąpiły przed, po lub w trakcie nieoczekiwane problemy, których w przyszłości można by było uniknąć? Pozwól, by uczestnicy ocenili zarówno część merytoryczną, jak i organizacyjną całej konferencji.

Organizacja konferencji to nie lada wyzwanie nawet dla najbardziej wprawionych graczy. Podczas organizacji tego typu przedsięwzięcia, nawet najmniejszy szczegół jest ważny i wpływa na ogólną ocenę całego wydarzenia. Jeśli zdecydowałeś się na organizację tego typu spotkań w jednym z hoteli w sieci Dobry Hotel, możesz liczyć na profesjonalną pomoc doświadczonego zespołu, który z sukcesem przeprowadził już niejedno ważne wydarzenia w życiu wielu firm.

Chcesz dowiedzieć się więcej i dokładnie zapoznać się z naszą ofertą? Skontaktuj się z naszym doradcą i pozwól sobie pomóc!

Rezerwacja niedostępna

W celu zarezerwowania pobytu prosimy o kontakt z recepcją.

Ta strona używa COOKIES.

Korzystając z niej wyrażasz zgodę na wykorzystywanie cookies, zgodnie z ustawieniami Twojej przeglądarki. Więcej w Polityce prywatności.

OK, zamknij